راهنمای خرید نرم افزار نگهداری و تعمیرات

راهنمای خرید نرم افزار نگهداری و تعمیرات برای مدیران و سرپرستان فنی

با توجه به بازخوردی که در جلسات دمو نرم افزار نگهداری تعمیرات از خریداران گرفتیم متوجه این موضوع شدیم که اکثر خریداران آشنایی کافی با آیتم هایی که جهت خرید نرم افزار باید مدنظر قرار دهند را ندارند. از این رو تصمیم گرفتیم لیستی از اقدامات قبل از تصمیم به خرید نرم افزار نگهداری تعمیرات را آماده و در اختیار خریداران قرار دهیم.

راهنمای خرید نرم افزار نگهداری و تعمیرات گام به گام

۱- قصد دارید خروجی موردنظر از نرم افزار نگهداری تعمیرات چه باشد؟

اولین گام برای خرید نرم افزار مانند هر کار دیگری مشخص کردن هدفمان است. اینکه با نرم افزار قرار است به چه خروجی و گزارشی دست پیدا کنیم. در هرمجتمع تولیدی و صنعتی ممکن است تیم فنی یا مدیریت آن هدف مربوط به خود را داشته باشند. این گزارش‌ها باید متناسب با نوع فعالیت مجموعه، ساختار مدیریتی، و سطح تحلیل مورد انتظار در جلسات (مانند RCA) تعیین شوند.

در ادامه لیستی از گزارشاتی که معمولا هر کارخانه برای آغاز فرآیند نت به آن‌ها نیاز دارد، اشاره شده است:

۱. گزارش روزانه فعالیت‌های فنی
۲. گزارش مصرف قطعات یدکی
۳. گزارش نفر-ساعت مصرف‌شده در فعالیت‌ها
۴. گزارش هزینه‌های کلی نگهداری و تعمیرات
۵. شناسنامه تجهیزات (کدینگ، مشخصات فنی، محل نصب و…)
۶. گزارش خرابی‌های پرتکرار
۷. گزارش توقفات اضطراری یا برنامه‌ریزی‌نشده
۸. گزارش تعمیرات انجام‌شده برای هر خرابی

این گزارش‌ها، پایه و اساس تحلیل‌های مدیریتی و تصمیم‌گیری‌های کلان در حوزه نگهداری و تعمیرات هستند. بدون تعریف روشن این نیازها، گران ترین و به روز ترین نرم افزارهای دنیا هم ممکن است به نتایج ناقص یا حتی شکست در پیاده‌سازی منجر شود.

۲- سادگی، کلید موفقیت در پیاده‌سازی نرم‌افزار نت

گاهی فراموش می‌کنیم بسیاری از افرادی که با نرم‌افزار نگهداری و تعمیرات کار می‌کنند، الزماً علاقه‌مند یا متخصص در حوزه کامپیوتر نیستند. این افراد در طول روز یا شب اغلب درگیر کارهای عملیاتی و فنی سنگین هستند و اگر با فضای نرم‌افزارهای پیچیده، نمودارهای شلوغ یا فرم‌های چندمرحله‌ای مواجه شوند، ممکن است انگیزه‌ای برای استفاده از نرم‌افزار نداشته باشند.

سادگی به‌هیچ‌وجه به‌معنای ضعف نرم‌افزار نیست، بلکه یک انتخاب مهندسی و آگاهانه است. نرم‌افزاری موفق است که بتواند بدون فشردگی بصری و پیچیدگی اضافه، کاربر را در کمترین زمان به هدفش برساند.

در هنگام مشاهده دمو نرم‌افزار نگهداری تعمیرات، حتماً به این نکته توجه داشته باشید:
آیا نرم‌افزار مورد نظر امکان ثبت اطلاعات را در ساده‌ترین و سریع‌ترین حالت ممکن برای کاربر فنی فراهم می‌کند؟

۳- طراحی مناسب در workflow

طراحی مناسب ورک‌فلو در نرم‌افزار نگهداری و تعمیرات یکی از عوامل کلیدی موفقیت در پیاده‌سازی است. جریان کار در هر دو بخش فعالیتهای برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده باید در مسیری کوتاه و سریع طراحی شوند.

در بخش فعالیت‌های نگهداری، روزانه تعداد زیادی دستورکار و برنامه بازرسی برای واحدهای فنی ارسال می‌شود. اگر ورک فلو درست و کوتاه طراحی نشود مجری مجبور به صرف زمان زیادی جهت گزارش نویسی خواهد بود. از آنجاییکه خروجی همین گزارشات ثبت شده توسط مجری در جلسات تحلیل علت ریشه ای خرابی مورد ارزیابی قرار می گیرد، داده‌های ثبت‌شده توسط کاربران باید با دقت و صداقت در نرم افزار ثبت شوند. همان طور که در بخش قبل عنوان شد با توجه به اینکه نرم افزار توسط تکنسین فنی پر می شود بنابراین نباید انتظار داشت زمان زیادی برای ثبت گزارش صرف کند. در بسیاری از مجموعه‌ها، عدم همکاری واحد فنی در ثبت گزارش حتی در فرم‌های کاغذی هم مشاهده می‌شود؛ بنابراین، طراحی ساده و بهینه ورک‌فلو به تکنسین کمک می کند اطلاعات و گزارشات را به صورت کامل در نرم افزار تکمیل نماید.

مشکل رایج در شرکتها؛ عدم مشارکت پرسنل فنی در پر کردن گزارشات

در بسیاری از سازمانها عدم همکاری پرسنل فنی به عنوان یک مشکل فرهنگی شناخته می شود اما آیا همیشه مشکل فرهنگی یا فردیست؟ خیر

اگر تکنسین ببیند با داشتن نرم افزار باید وقت بیشتری برای گزارش نویسی بگذارد از نرم افزار استفاده نخواهد کرد. متاسفانه در برخی از نرم افزارهای نگهداری تعمیرات دیده شده با طراحی مسیر طولانی و نامناسب روزانه تعداد زیادی دستور کار برای یک واحد ثبت می شود. اینجاست که باید به اپراتور حق داد زیرا زمان کافی برای ثبت گزارش نویسی این همه دستور کار را نخواهد داشت.

راهنمای خرید نرم افزار نگهداری و تعمیرات

۴- سرعت نرم‌افزار و اهمیت آن در کاربری واقعی

در ادامه مقاله راهنمای خرید نرم افزار نگهداری و تعمیرات به ۴ نکته دیگر می پردازیم. با افزایش حجم داده‌های وارد شده در نرم‌افزار نگهداری و تعمیرات و تعداد دستورکارهای روزانه، سرعت نرم‌افزار به یک عامل کلیدی برای رضایت کاربران تبدیل می‌شود. کاهش سرعت سیستم می‌تواند باعث کاهش انگیزه آنها برای ثبت اطلاعات شود.

بنابراین، هنگام انتخاب نرم‌افزار، باید به عملکرد واقعی آن در شرایط مشابه کارخانه توجه ویژه داشت. توصیه می‌شود در جلسات دمو، نسخه‌ای از نرم‌افزار که در آن دیتا ثبت شده است مورد بررسی قرار گیرد. این بررسی باید شامل سرعت ثبت داده‌ها، واکنش نرم‌افزار در پردازش گزارشات و نحوه مدیریت ورک‌فلو باشد.

۵- امکان گزارش گیری دلخواه در فرمت اکسل

یکی از ویژگی‌های مهم نرم‌افزار نگهداری و تعمیرات، امکان خروجی‌ در قالب اکسل و در فرمتهای متنوع است. به عبارتی نرم افزار باید این قابلیت را داشته باشد که مجری متناسب با هدفی که مدنظر دارد گزارش مختص به خود را از نرم افزار دریافت نماید به عنوان مثال مصرف قطعات یدکی در یک بازه زمانی مشخص یا در یک تجهیز خاص.

۶- سطوح دسترسی

نرم‌افزار همچنین باید قابلیت تعریف سطوح دسترسی منعطف را داشته باشد تا با ساختار سازمانی هر مجتمع هماهنگ شود. برای مثال، ممکن است مدیر فنی هم‌زمان نقش مدیر کارخانه را نیز داشته باشد؛ نرم‌افزار باید امکان تخصیص چند نقش به یک فرد یا تعریف دسترسی‌های ترکیبی را فراهم کند.

۷- پشتیبانی نرم افزار

در زمینه پشتیبانی، لازم است تفاوت میان پشتیبانی نرم‌افزار و مشاوره پیاده‌سازی سیستم نت روشن شود:

– پشتیبانی نرم‌افزار شامل رفع مشکلات فنی، پاسخ به سوالات کاربری و آموزش ورود دیتا او استفاده از پنلهاست.
– مشاوره پیاده‌سازی شامل کدینگ تجهیزات، تعریف فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات، ثبت حالات خرابی، مدیریت قطعات یدکی است.

تعیین شفاف این موارد پیش از خرید نرم‌افزار، تضمین‌کننده استقرار موفق و استفاده بهینه از آن است.

راهنمای خرید نرم افزار نگهداری و تعمیرات برای سرپرستان فنی

نرم‌افزار؛ ابزار، نه معجزه

در پایان ذکر این نکته ضروریست که نرم‌افزار نگهداری و تعمیرات باید به‌عنوان ابزاری کلیدی برای تحلیل دقیق و تصمیم‌گیری مدیریت فنی در نظر گرفته شود، نه به‌عنوان راه‌حلی که به‌تنهایی موجب کاهش هزینه‌ها یا کاهش خرابی‌ها می‌شود.

موفقیت واقعی به ثبت داده‌های صحیح و مستمر، تحلیل گزارشات و استفاده از خروجی‌ها بستگی دارد. پایه‌ریزی سیستم نگهداری و تعمیرات باید توسط افراد با تجربه انجام شود تا داده‌های ثبت‌شده قابل اعتماد و مفید باشند.

در این مقاله سعی شد راهنمای خرید نرم افزار نگهداری و تعمیرات برای سرپرستان و مدیرانی که قصد خرید نرم افزار را دارند بیان شود. مطابق با توضیحاتی که عنوان شد تیم راهکار صنعت یار نرم افزار نگهداری تعمیرات آرژین را طراحی کرد. ما در آرژین ادعای بهترین، اولین، تنهاترین، به روز ترین و …. نداریم. اما تلاش کردیم نرم افزاری طراحی کنیم تا پاسخگوی نیاز صنعت باشد. اگر همچنان در خرید نرم افزار مردد هستید میتوانید مقاله بهترین نرم افزار CMMS فارسی را نیز مطالعه نمایید.

در صورتی که علاقمند به مشاهده دمو نرم افزار هستید کافیست با شماره های زیر تماس بگیرید.

 شماره تماس ۴۸۴۴-۲۲۵-۰۹۰۵ 

شماره تماس ۰۱۱۳۴۵۶۸۶۴۴

جهت مشاوره در تلگرام کلیک کنید

جهت مشاوره در واتس اپ کلیک کنید